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「人手が足りなくて応募者とのやりとりが追いつかない…」
「いくつもの求人サイトに登録していて管理が面倒…」
といったお悩みはありませんか？
採用管理システムを導入することでその悩みは解決できます。
今回は採用管理システムとは何か、導入するメリット・デメリットや
複数あるシステムの中から自社にあったものを選ぶポイントをご紹介します。
１.採用管理システムとは？
採用管理システムとは、求人情報の作成や応募者とのやりとりなどの
採用に関する業務をクラウド上で一元化し、
効率化させることができるシステムです。
システムによっても違いはありますが、
おもに
・作成した求人広告を複数の媒体で掲載する
・面接の日程スケジュールを面接担当者と共有する
・応募者のデータの集約、分析
といったことができます。
採用管理システムを利用すれば採用に関する情報が全てまとめられ、
今後の採用活動に向けた分析もしやすくなります。
２.採用管理システムのメリットとデメリット
〇メリット
・複数媒体への広告掲載で応募数が増やせる
・スピーディーかつ正確な対応で面接辞退のリスクを減らせる
・採用担当者の負担を軽減できる
求人情報を作成すると、自社サイトだけでなく
複数の求人媒体と連携して広告を掲載できるので
それだけ多くの応募者の目に留まる可能性が高くなります。
また、応募者への自動メール送信機能を活用すると
連絡漏れもなく迅速な対応が可能です。
面接までの期間が短縮できれば他で内定が決まって辞退されてしまう、
ということも減らせます。
そして、さまざまな業務がシステム化されることにより
採用担当者の負担の軽減になって生産性の向上につながるでしょう。
〇デメリット
・必要に応じて料金が発生する場合もある
・ミスマッチな応募が増える可能性がある
多機能を売りにしている採用管理システムは多いですが、
果たして自社に本当に必要な機能はどれくらいあるのでしょうか？
「連携している求人媒体ではターゲット層が少なくて応募のミスマッチが増えた…」
ということもありますので、よくサービスや機能を比較して検討しましょう。
３.採用管理システムを選ぶポイント
〇導入する目的を明確にする
まず、自社にとって採用管理システムが必要かどうかを考えましょう。
採用予定人数が少ない場合や、採用活動に割ける人材や時間が十分な場合などは
採用管理システムを導入しなくてもよいかもしれません。
そして導入するにあたっては
「求人掲載の手間を少なくしたい」「採用コストを抑えたい」など
具体的な目的を明確にしておくと、その目的に合ったものを選ぶことができます。
〇現在使用中の求人媒体やサービスと連携できるか
既に求人情報を掲載している媒体と連携できるシステムであれば
求人広告を作成する手間が省けます。
また、カレンダーアプリやSlack等のコミュニケーションツールと連携させられるものだと
面接の日程調整や応募者とのやりとりがスムーズになります。
〇操作性に問題がないか
実際に使用してみないと、合う合わないがわからないことも多いです。
無料のトライアル期間を設けているシステムもあるので、
積極的に利用して使いやすさや自社との相性を確かめてみましょう。
〇サポートやセキュリティ面も重要
新しいものを取り入れるときには、不明点やトラブルがつきものです。
困ったときのサポートが充実していると安心ですよね。
運用中だけでなく導入時にもレクチャーしてくれるものもありますので
不安な場合はどのようなサポートがあるのか事前に調べておきましょう。
また、個人情報の取り扱いにも十分注意する必要がありますので
IPアドレスによるアクセス制限をかけられるものや
管理者の権限をアカウント別に設定できるものが好ましいです。
【まとめ】採用管理システムの導入で採用に変化を！
採用管理システムは
「もっと多くの人に求人広告を見てほしい」
「面接のスケジューリングや応募者とのやりとりをスムーズにしたい」
といった採用活動に関する悩みの多くを解決できるものです。
コストがかからずに始められるものが多く、
その利便性の高さから採用管理システムを使用する企業が増えてきています。
採用の効率化を図るため、ぜひ導入を検討してみてください。