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今回はシフトに関する内容となります。
シフト管理をするみなさんには、いろいろな悩み事があると思います。
サービスの質を一定にするためにバランスを考えたり、
仲良くないスタッフを被せないようにしたり、
さまざまなことを考慮し作成すると思います
また、スタッフの管理、お店の管理、売上などに関わってくるため
運営をする上ではシフトを制する者が全てを制するといえるでしょう。
この記事ではシフト管理をする上で、重要な部分や押さえておきたい事など
ざっくりとまとめてきましたので、是非とも参考にしていただければと思います。
１.シフト管理がうまくいかない原因！ポイントを紹介！
シフトの管理がうまくいかない原因はたくさんありますが、
その中でもこれは特に押さえておきたいポイントを紹介いたします。
■原因その1：いまだに紙媒体など、ローカルな仕組みでシフト回収を行っている！
昨今はシフトの管理もクラウドシステムを使って行う方が
効率的かつ管理がしやすいというメリットがあります。
紙媒体だと、回収が非常に面倒な上、管理がしづらいです。
また集めたシフト希望をPCへ入力し直すという手間もかかります。
クラウドシステムを利用すればこういった時間的なコストを削減できます。
クラウドシステムを利用しなくても、
LINEやGoogleの共有サービスを利用して回収するという方法もあります。
クラウドシステムの導入は結果的にコストがかかりますので、
そこまで必要ないというのであれば無料でできる方法を試してみるのも良いと思います。
■原因その2：スタッフとのコミュニケーションを怠っている！
シフト管理はシフトを作成するだけではありません。
もちろん、急な欠勤や早退などにも対応しないといけません。
こういった緊急時に、スタッフとしっかりコミュニケーションをとっていないと
協力してもらえないといったことになります。
個々に合わせてコミュニケーションをとるとなると、
ストレスに感じるかもしれませんがこれを怠ってしまうと
運営全体のバランスが崩れてしまうので面倒がらず、
積極的にスタッフとのコミュニケーションを行うようにしましょう。
■原因その3：スタッフたちの信頼関係も大事！
シフトを作成する上では、管理する側が関与できない部分ですが、
スタッフたちの信頼関係も重要です。
スタッフが不仲であればその分シフトを組みづらくなります。
連携が取れないからです。
このため、職場の環境を整えスタッフ達が働きやすい空間を作ることが大切です。
スタッフたちがうまくコミュニケーションが取れるよう、
休憩室の清掃をこまめにしたりすることも大切なことの一つです。
そのほか衛生的な環境を保つことで、より良い環境を作り出すことができます。
ゆくゆくはそれがシフトを作成する上で重要なファクターとなるのです。
２.シフト管理で気をつけるポイント！
スタッフにはさまざまな人がいます。
学生、主婦、フリーターなどなど
また人によって働ける時間が違います。
主婦は午前中だけだったり、学生は夕方からしか入れなかったり。
雇っているスタッフによっては時間帯でサービスの質を
落としてしまう可能性があります。
スタッフのスキル管理を行い、
どの時間帯でもサービスの質を落とさないよう育成を進めましょう。
■仲の悪いスタッフを同じ時間帯のシフトに入れないこと！
不仲なスタッフを同じ時間帯のシフトに入れてしまわないようにしましょう。
これもサービスの質が落ちてしまい、
下手をすればクレームに発展してしまう事態になり兼ねません。
どうしても難しい場合もありますが、
店長やシフト管理を行っている管理者がアルバイトスタッフと
うまくコミュニケーションを取れていればシフトを変更することもできるかもしれません。
■できない仕事を任せないように気を付けること！
これも大切なことです。
スタッフのスキル管理が出来ていないと
まだできないことを任せてしまうような事態になります。
そのようなことがあればシフトに協力してくれないようになってしまい兼ねません。
スタッフのスキル管理を徹底的に行い、
適材適所に配置できるよう心がけましょう。
３.シフト管理の方法！クラウドサービスをうまく利用しよう！
上記でもすこし触れましたが、シフトの管理については
紙媒体ではなく、クラウドサービスなどで行うと効率良く行うことができます。
提出からシフトの配布に至るまで、オンラインでできるので面倒なことを簡略化できます。
クラウドサービスを利用するのが難しいのであれば、
LINEやGoogleの無料の共有サービスを利用してシフトの管理を行っていくと良いでしょう。
【まとめ】シフト管理は店長の腕が問われる！一番大切なのは全てのスタッフとのコミュニケーションです。
最後に一番大切なことを改めて紹介します。
シフトを管理するのもそうですが、それ以前に運営を行っていく上で大切なことは
スタッフ全員とのコミュニケーションです。
これを怠っている店長はいないと思いますが、出来ていないのであれば少しずつ始めていきましょう。
また、お店の管理の一部を任せている従業員がいるのであれば、
労うことも忘れてはいけません。
そうした、心配りや気遣いが、良い職場環境を作り、
シフトも作りやすくなっていきます。
血の通った組織を作るなんて言葉がありますが、なにをするにも
まずはコミュニケーションがうまく取れなければ何も始まりません。
家族や友人とするコミュニケーションではなく、
仕事をする上でのコミュニケーションです。
店長としてのコミュニケーションです。
なぜ、シフトの管理がうまくいかないのかは、
状況によって変わることもありますが
多くはコミュニケーション不足が挙げられます。
昨今は、クラウド化が進んでいます。
どんなにシステムが良くなったとしても人と人を繋ぐのは【言葉】であるため
スタッフの声に耳を傾けていきましょう。
見えないことが、見えてくれば何をするべきなのかわかるはずです。
スタッフとのコミュニケーションを大切にしましょう。